1. Qui sommes-nous ?

Le responsable du traitement de vos données personnelles (y compris les données personnelles sensibles, ci-après toutes désignées : « données personnelles ») est l’Etude legal.fact Avocats à travers ses Associés sise Promenade-Noire 3 à 2001 Neuchâtel ; info@legalfact.ch(ci-après : « nous »).

  1. Quelles données personnelles traitons-nous ?

Vos données personnelles peuvent inclure notamment les informations suivantes : vos noms et coordonnées (ex. : prénoms, noms, adresses, numéros de téléphone ou adresses de courrier électronique) ; toutes informations d’assurance (ex. : nom de l’assureur, numéro d’assurance, données contractuelles d’assurance, etc.) ; toutes informations d’identification et autres renseignements fournis par vous-même ou recueillis lors de votre demande de prestations et lors de nos échanges ; toutes informations financières (ex. : informations liées au paiement) ; toutes informations qui nous sont fournies par nos clients directement, ou par des tiers ou que nous générons lors de nos prestations ; toutes informations qui nous sont fournies dans le but d’assister à diverses audiences, réunions, séminaires, formations ou événements ; toutes informations liées aux éléments et aux communications que nous vous adressons par voie électronique ou postale ; toutes informations relatives aux parcours professionnels (ex. : les données contenues dans les cv des candidats) ; toutes informations contractuelles non-liées à nos services principaux (ex. : bail à loyer, mécénat, etc.). Vos données personnelles peuvent aussi inclure celles dites sensibles telles que les données relatives à la race, l’ethnie, l’origine, l’opinion politique, les croyances religieuses ou philosophiques, l’appartenance à un syndicat, aux données génétiques, biométriques, à la santé et/ou la sexualité.

Nous pouvons collecter ces données personnelles lorsque vous interagissez avec nous, notamment lorsque vous communiquez avec nos représentants dans le cadre des prestations de services que nous fournissons, lorsque vous participez à une audience, réunion, un séminaire ou tout autre événement que nous organisons ou auquel nous vous accompagnons ou nous vous représentons.

Nous pouvons collecter ou pouvons générer également des données personnelles dans le cadre de la dispense de nos services et nous pouvons être amenés à collecter des données personnelles provenant d’autres sources (ex. : afin de maintenir vos informations à jour en nous servant de sources accessibles au public).

  1. Comment et dans quel but pouvons-nous traiter vos données personnelles ?

Nous pouvons traiter vos données personnelles dans le but de : fournir nos prestations (de conseils et de représentation) ; communiquer avec vous ; dispenser et améliorer les services que nous proposons ; gérer notre relation avec vous-même ; fournir et améliorer notre site internet, y compris nos autres services informatiques (voir section 4 ci-dessous) ; gérer nos services, entre autres par l’envoi d’alertes, de mises à jour, d’invitations à des événements, etc. ; se conformer à nos obligations légales, réglementaires et de gestion des risques, incluant le dépôt, l’exercice ou la défense de requêtes légales.

Nous pouvons être amenés à divulguer vos données personnelles à des parties tierces, dans la limite du raisonnable (voir section 6 ci-dessous).

  1. Utilisation de notre site internet, courriers électroniques et autres services informatiques

Notre site internet (www.legalfact.ch) n’utilise pas de service d’analyse style Google Analytics. Il n’y a ainsi pas de petits fichiers textes appelés « cookies » sur votre ordinateur ou autres appareils.

Notre site internet et ses données sont hébergés chez: Exes Sàrl sise à Crêt-du-Locle 4b, 2322 Le Crêt-du-Locle et EyeTek Sàrl sise Sur-la-Scie 23, 1642 Sorens. Vos données personnelles sont – quant à elles – sauvegardées en Suisse via SUPERO Sàrl – agence de design graphique – sise à Régionaux 11, 2300 La Chaux-de-Fonds, Suisse.

Dans le cadre de nos services, nous pouvons être amenés à utiliser votre nom et votre adresse de courrier électronique afin de vous faire parvenir des alertes, des mises à jour, des invitations à des événements ainsi que d’autres informations par voie électronique. Si vous recevez des communications de notre part de façon récurrente et que vous ne souhaitez plus les recevoir, vous pouvez nous l’indiquer à tout moment en suivant le lien figurant dans ces courriers électroniques ou en nous contactant directement par courriel à l’adresse suivante : info@legalfact.ch.

Notre site peut intégrer des contenus tiers comme, par exemple des cartes Google Maps. Cela implique que les fournisseurs de ces contenus enregistrent votre adresse IP ou d’autres éléments.

  1. Sur quelles bases pouvons-nous traiter vos données personnelles ?

Nous pouvons notamment traiter vos données personnelles pour l’exécution d’un contrat ; le dépôt, l’exercice ou la défense de requêtes ou de procédures juridiques ; afin de nous conformer à nos obligations légales, réglementaires et déontologiques ; pour tout autre intérêt légitime de notre Etude.

Pour de plus amples informations, vous pouvez vous référer à la section 3 de la présente notice.

  1. Avec qui pouvons-nous partager vos données personnelles ?

Nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec de tierces parties de confiance, y compris : nos représentants ; des fournisseurs auxquels nous confions certains services de support ; des fournisseurs de services informatiques ; des fournisseurs de services fiscaux et/ou juridiques ; des auditeurs ; des parties tierces impliquées dans l’accueil ou l’organisation d’événements ou de séminaires / formations.

Pour les raisons déterminées dans cette notice et lorsque cela s’avère nécessaire – mais toujours sous réserve du secret professionnel -, nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec les autorités (y compris judiciaires et de police, des instances de régulation, des agences gouvernementales et les forces de l’ordre). Vous en seriez alors informés.

  1. Pays dans lesquels nous pouvons transférer vos données personnelles

Nous pouvons être amenés à transférer vos données personnelles à des destinataires à l’étranger, incluant des pays qui ne fournissent pas le même degré de protection que la loi suisse. Si tel devait être le cas, nous mettrions en place les mesures appropriées pour protéger vos données personnelles au préalable (ex. : en exigeant du destinataire qu’il accepte certains accords de traitement des données).

Avec votre consentement explicite, nous pouvons également être amenés à transférer des données personnelles dans d’autres situations prévues par la loi en vigueur.

  1. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles 

Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour les buts dans lesquels elles sont collectées et tant que nous avons un intérêt légitimement protégé à les conserver (ex. : afin de faire valoir des réclamations ou de s’en défendre, ou pour des raisons d’archivage ou de sécurité informatique).

Nous conservons également vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire dans le cadre d’une obligation de sauvegarde au sens de la loi. En l’espèce, vos données sont conservées pendant dix ans sous format papier (réduit) et informatiquement. Passé ce délai, elles sont supprimées.

  1. Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Nous utilisons différentes techniques et mesures organisationnelles afin de nous aider à protéger vos données personnelles contre leur usage, leur publication, leur altération, leur destruction ou encore des accès non autorisés.

Les données personnelles que nous collectons sont conservées dans un environnement sécurisé. Nos collaborateurs sont tenus de respecter la confidentialité de vos informations.

Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité et le secret professionnel en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité de vos données personnelles. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsque l’on utilise internet pour transmettre des données personnelles.

  1. Vos droits

Vous êtes en droit de demander des détails relatifs à vos données personnelles en notre possession et à la manière dont nous les traitons, ou encore de recevoir une copie de vos données personnelles.

Vous pouvez également demander la rectification ou la destruction de vos données personnelles, restreindre ou vous opposer à leur traitement. Vous pouvez aussi décider de retirer votre consentement. Veuillez noter que même après avoir décidé de retirer votre consentement, nous pouvons être amenés à poursuivre le traitement de vos données personnelles dans les limites exigées ou autorisées par la loi.

Vous êtes également en droit de déposer une plainte relative à notre traitement de vos données personnelles auprès d’un organe de surveillance approprié. En Suisse, il s’agit du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

Nous devons veiller à l’exactitude et à la mise à jour de vos données personnelles. Pour ce faire, nous vous remercions de nous informer de tout changement y relatif en nous contactant par courriel à l’adresse suivante : info@legalfact.ch.

Toute demande d’exercice d’un droit doit être accompagnée d’une copie d’un justificatif d’identité en cours de validité pour nous permettre de nous assurer que la demande formulée émane bien du titulaire légitime des données concernées.

  1. Existence d’un processus de décision automatisé 

Nous n’utilisons pas de processus de décision automatisé, ni de profilage.

  1. Modification des dispositions de la présente notice

Nous nous réservons le droit de modifier nos mesures de sécurité et de protection des données, si tant est que des développements techniques ou légaux l’exigent. Le cas échéant, nous adapterons également la présente notice en conséquence.

Veuillez donc toujours vous assurer de bien prendre connaissance de la version actuelle de notre notice.

 Version juin 2024